Jak správně napsat profesionální e-mail?

Denně v práci odbavíme několik e-mailů. Jak je napsat, aby kolega či obchodní partner věděl, co od něj chceme? Jak docílit toho, že obchodní e-maily budou jasné, stručné, přátelské a nezaberou vám mnoho času? Podívejte se na tipy, jak být při psaní e-mailů co nejvíce efektivní. 

1. Výstižný předmět e-mailu, který prozradí hlavní pointu 

Podle předmětu e-mailu se rozhodujeme, jestli ho otevřeme nebo přesuneme rovnou do koše. Pokud novému obchodnímu partnerovi píšete poprvé, dejte si záležet, aby předmět nepůsobil jako reklama. Slevy, akce a úžasné nabídky vyskakují odevšad. Zaměřte se na užitek, který vaše spolupráce může přinést.

Pokud píšete kolegům z práce, do předmětu e-mailu napište téma nebo oblast, kterého se to týká. Do názvu můžete doplnit i termín, do kdy má být úkol hotový. Díky tomu kolega snáze určí prioritu a hned ví, zda požadavek vyřídí za pár minut nebo až za několik hodin.

Výstižný předmět e-mailu má i další výhodu. S odstupem času se hledá rychleji než všeobecné zprávy: Ahoj, mrkneš se na to? Nebo jen prázdné Re:

2. Jasná struktura e-mailu

Psaní profesionálního e-mailu není žádná detektivka, která má svůj úvod, zápletku, vyvrcholení a nečekaný závěr. Ale též má svou typickou osnovu: 

Pozdrav

je první řádek e-mailu. Pokud píšete konkrétní osobě (neposíláte zprávu na všeobecný e-mail), k pozdravu přidejte oslovení a jméno.

Příklady:
Dobrý den, pane Mrkvičko,

Vážený pane Mrkvičko,

Ahoj Jirko,

Kompliment nebo příjemná poznámka

je výborný úvod e-mailu. Píšete obchodnímu partnerovi poprvé? Je to vhodný způsob, jak mu stručně vysvětlit, proč jste si vybrali právě jeho. Pokud už jste se předtím někde potkali, nevtíravým komplimentem se mu můžete připomenout. 

Příklady:

Zaujala mne vaše přednáška o … na konferenci v …

Na blogu … jsem našla článek …, který pro mě byl velmi užitečný. 

Pokud pracovně píšete někomu, koho už znáte, použijte příjemnou poznámku. Poděkujte za předchozí pomoc, odeslané informace či vyřešení úkolu.  

Kompliment a příjemná poznámka e-mail více polidští. Dokáží příjemce příjemně naladit na čtení zbytku e-mailu. Najednou požadavky nezní jako příkazy.

Důvod vašeho e-mailu

Aby se z profesionální e-mailové komunikace nestala telenovela, držte se pravidla Jedna věc. V e-mailu se zaměřte na jednu věc, kterou potřebujete probrat či vyřešit. Napište konkrétní důvod, proč e-mail píšete.

Příklady:

Můžete mi pomoci s …

Píši vám, protože …

Nepoužívejte slovní spojení Dovoluji si vás (kontaktovat, informovat…). Tím, že e-mail píšete, tak už jste si dovolili. I když jsou profesionální e-maily formálnější než běžné e-maily přátelům, není nutné to s formálností přehánět.

Výzva k akci

je činnost, jasný krok nebo postup, který má příjemce e-mailu udělat. Nespoléhejte se na to, že si to sám vydedukuje z předchozích řádků. Lidé mají rádi jasno, proto jim to povězte, co konkrétně od nich chcete. Profesionální e-mail není žádný kvíz či zkouška důvtipu.

Příklady:

Můžete mi poslat tyto soubory do konce týdne? 

Prosím, ozvěte se … a dejte mi vědět, až to bude hotové.

Ukončení zprávy

I e-mail má svůj závěr. Můžete ho ukončit například takto: 

Pokud máte nějaké dotazy, dejte mi vědět. Přeji hezký den. 

Těším se na naši spolupráci. S pozdravem  

Podpis

obsahuje kontaktní údaje jako:

• vaše jméno,
• telefonní kontakt,
• e-mail (pro případ, že by si ho příjemce zprávy chtěl rychle zkopírovat),
• název společnosti, za kterou píšete.

TIP: Pokud chcete kromě firemního e-mailu získat také nástroje potřebné pro efektivní chod podnikání, vyzkoušejte Business Mail. Získáte nejen e-mail napojený na vaši vlastní doménu, ale také další chytré nástroje jako sdílený kalendář, plánování schůzek, videokonference, chat a online práci s dokumenty. Business Mail je ideální pro malé firmy a živnostníky, kteří ocení jednoduché a dostupné řešení.

3. Při odpovědi ponechte původní e-mail

Když někomu odpovídáte na jeho zprávu, vždy ponechte původní e-mail. Je to důležité, zejména při krátkých odpovědích, jako například: Ano, souhlasím nebo Ozvěte se mi příští týden. Příjemce vaší odpovědi bude hned vědět, na co reagujete.  

4. Obrázky vkládejte jako přílohu 

Pokud vložíte obrázek do textu e-mailu přes funkci kopírovat – vložit, některé e-mailové programy obrázek nezobrazí, blokují ho, případně celou vaši zprávu vyhodnotí jako spam. Proto je lepší obrázek poslat jako přílohu e-mailu. Budete mít jistotu, že obrázek se dostane tam, kam jste ho poslali.

5. Osvojte si vychytávky, díky kterým obchodní partneři přečtou váš e-mail rychle a lehce

Při čtení textu by to mělo odsýpat. Při psaní profesionálních e-mailů to platí dvakrát. Dosáhnete toho tak, když se budete držet následujících tipů:  

Používejte krátká slova, věty a odstavce

Vyhněte se dlouhým textům, které už na první pohled odrazují. Každé slovo navíc smažte. Nezamotejte se do krkolomných souvětí, radši zvolte jednoduché věty. Profesionálním e-mailům dodají lehkost a srozumitelnost. 

Používejte odrážky. E-mail tak bude přehlednější. Díky odstavcům se čitatel rychle vrátí k informacím, které si potřebuje ještě jednou přečíst. 

Důležité informace zvýrazněte tučným písmem

Zvýrazněte jen to, co je skutečně důležité. Když to přeženete, význam této vychytávky se ztratí. 

Velké písmo volte výjimečně

Text, na který chcete zaměřit čtenářovu pozornost, můžete označit i VELKÝM PÍSMEM. Nepoužívejte však funkci CAPS LOCK příliš často. Velké písmo krátký text zvýrazní, ale při častém používání může ve čtenáři vyvolat dojem, že na něj křičíte.

Upřednostněte Aktivní hlas před Pasivním 

Aktivní hlas je snáze čitelný. Věty jsou zaměřeny na osobu, která jedná, proto podporují akci a odpovědnost. Raději napište: Seminář organizujeme … než Seminář je organizován … Věty v trpném rodu (pasivní hlas) jsou zaměřeny na objekt, na který se vztahují.

S emotikony to zbytečně nepřehánějte

Myslete na to, že píšete e-mail obchodnímu partnerovi, nikoli příspěvek na sociální sítě. Nicméně nejste stroj. Občasný smajlík dokáže navodit příjemný dojem z e-mailu. Dávejte si pozor, jaký emotikon a ve které části textu použijete. Nesprávný výběr může ve čtenáři vyvolat dojem, že jste příliš sarkastičtí nebo se mu vysmíváte.